2, 일반적으로 현재 및 사후 참조, 사용 또는 실행 가치가 없는 파일은 저장할 필요가 없습니다. 이러한 파일은 먼저 제거하고 폐기할 수 있으며, 나머지 파일은 해당 기관의 파일 아카이빙 관리에 대한 구체적인 요구 사항에 따라 필터링할 수 있습니다.
3, 필터링 작업이 완료되면 파일 관리자는 먼저 문서 소속 부서 이름별로 가로로 분류한 다음 상하 소속 관계에 따라 세로로 정렬할 수 있으며 등급을 매길 수 없는 문서는 해당 부서 문서와 나란히 보관할 수 있습니다.
4, 본 기관 실체와 그 기능에서 글로벌한 영향을 구성할 수 있는 모든 문서는 영구히 보관해야 하며, 나머지 아카이브는 그 가치의 영향 기간과 관련 규제에 따라 충분한 보관 기간을 예약할 수 있으며, 너무 일찍 파기해서는 안 된다.
5, 파일 누락 또는 손상 등의 경우 파일 관리자는 파일 소스의 동료에게 문의하고, 올바른 내용을 얻고, 파일을 패치하고, 삭제하고, 문서 용지 크기와 제본물을 보존해야 합니다.
6, 파일 관리자는 위에서 아래로, 1 차 ~ 2 차 순서로 밀접하게 연관된 종이 문서를 먼저 기본 단위로 제본한 다음 범주, 레벨 및 시간에 따라 2 차 단위로 제본한 다음 보관장 번호로 번호를 매길 수 있습니다.
7, 서류상 보관장의 정보에 따라 모든 서류를 한 부 인쇄하고, 서류는 순서대로 포장하고, 규격은 서류함에 있는 각 항목을 기입하고 번호를 매겨야 하며, 번호는 일관되게 해야 하며, 마지막으로 모든 파일 카탈로그를 요약하여 후기의 빠른 파일 조회를 용이하게 한다.