직장에서 메일은 직원 간의 공식적인 커뮤니케이션 도구이며, 위챗 들은 일반적으로 비공식적인 경우에 사용되며 메일보다 더 편하다. 대부분의 경우 전자 메일을 사용하는 것이 좋습니다. 메일을 올바르게 사용하는 방법은 메일 소통으로 인한 몇 가지 문제를 방지하고 생산성을 높일 수 있습니다. 다음과 같은 점에서 메시지의 표준 사용을 분석합니다.
1. 받는 사람 및 참조:
1. 받는 사람은 읽고 처리해야 하는 사람이며 보낸 사람에게 피드백됩니다.
2. 참조를 아는 사람이므로 이 메일에 회신할 필요가 없습니다.
둘째, 메일 형식:
1, 호칭, 다른 사람을 대할 때 다른 호칭을 사용하고, 예의를 존중해야 하며, 업무메일은 가능한 한 함부로 호칭과 용어를 쓰지 말고, 정식으로 규범화해야 한다.
2. 서명: 일반적으로 업무메일에 당신의 서명을 설정하는데, 당신의 이름, 부서, 연락처 등을 포함하여, 모두 우편물 하단에 표시되어 수신자가 수시로 이해하고 연락할 수 있도록 합니다.
셋째, 메일 이름:
1, 메일 이름은 간결해야 합니다. 수신자가 한눈에 무슨 일이 일어났는지 알 수 있도록 해야 합니다.
2. 매우 긴급한 상태라면 메일 이름 앞에 느낌표를 붙이면 수신자가 우선적으로 처리할 수 있습니다.
넷째, 메일 본문:
1. 본문은 주로 사건의 전말을 묘사한다. 단어는 공식적이어야 하고, 구두를 하지 말고, 가능한 명확하고, 간결하며, 핵심 의미가 명확해야 한다.
2. 문장 부호의 사용에는 느낌표가 비교적 적게 사용된다. 특히 느낌표가 몇 개 함께 사용될 때 일종의 압박감을 준다. 느낌표는 말투를 강조하고 사건의 긴박성을 강화한다. 일반적으로 신중하게 사용해야 한다.
동사 (verb 의 약자) 가 이메일을 보내는 목적:
1. 상부에 업무 진행 상황을 보고하려면 몇 가지 정보가 필요하다: 일 자체, 관련자, 시점 및 진도, 어떤 효과를 달성했는지, 어떤 영향을 미쳤는지;
2. 상급자에게 어떤 일에 대한 해결책을 찾다. 전체 이야기를 명확하게 묘사하는 것 외에도, 문제를 해결하기 위한 몇 가지 방안을 먼저 생각해 본 다음 지도자의 의견을 구하는 것이 아니라, 직접 문제를 지도자에게 던져서 결정을 내리는 것이 아니다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 지혜명언)
3. 다른 동료의 도움과 피드백이 필요하다면 더욱 신중해야 한다. 말로 상대방을 비난하거나 책임을 회피하지 않도록 노력하십시오. 너는 중립적인 태도로 전체 이야기를 묘사해야지, 상대방에게 약점을 남기지 마라. 피드백이 필요한 경우, 메일 메시지에 시간 노드를 표시하여 수신자가 시간에 따라 피드백을 줄 수 있도록 하여 무한한 대기를 피해야 합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 시간명언)
4. 요약되지 않은 메일의 경우, 사건 발전의 진도를 따라가고, 각 노드나 어떤 진도가 완료된 후 제때에 메일을 따라가서 설명해주어야 일이 시작과 끝이 있을 수 있다.
여섯째, 메일 아카이빙:
1. 스팸 또는 쓸모없는 메시지를 정기적으로 삭제하고 메시지 메모리를 확보하여 쉽게 검색할 수 있습니다.
2. 근무시간이 길수록 누적되는 우편물이 많아집니다. 받은 편지함의 메시지는 업무의 성격에 따라 분류하여 다른 폴더로 요약할 수 있어 나중에 찾는 데 도움이 된다.
업무 메일의 사용 기교를 파악함으로써 업무에서 많은 비효율적인 소통을 줄이고, 자신의 권리와 책임을 더욱 명확하게 하고, 동료 간의 개인적인 갈등을 피하고, 적은 노력으로 더 많은 일을 할 수 있다.