2. 일반적으로 현재 또는 나중에 참조, 사용 또는 실행 가치가 없는 파일은 저장할 필요가 없습니다. 이러한 문서는 먼저 제거할 수 있으며, 나머지 문서는 기관, 단위에 따라 아카이브 관리의 구체적인 요구 사항에 따라 필터링할 수 있습니다.
3. 필터링 작업이 완료되면 파일관리자는 소속 부서명별로 파일을 가로로 분류한 다음 상하 소속 관계에 따라 세로로 정렬할 수 있습니다. 계층적으로 보관할 수 없는 파일은 해당 부서의 파일과 나란히 보관할 수 있습니다.
4. 기관 개체 및 해당 기능의 글로벌에 영향을 줄 수 있는 모든 파일은 영구히 보관해야 합니다. 나머지 아카이브는 그 가치의 영향 기간과 관련 규제에 따라 너무 일찍 파기할 수 없을 정도로 오래 보관할 수 있습니다.
5. 만일 문서에 누락이나 손상이 있을 경우, 서류원은 서류출처처 동료에게 문의하고, 정확한 내용을 얻고, 서류를 수리, 추가 또는 삭제하고, 서류의 용지 크기와 제본을 규범화하여 보존해야 한다.
6. 문서 전문가는 밀접한 관계가 있는 종이 문서를 위에서 아래로, 1 급에서 2 급까지 순서대로 기본 단위로 제본한 다음 범주, 등급, 시간에 따라 2 차 단위로 제본한 다음 보관 도장으로 번호를 매길 수 있다.
7. 파일의 보관장에 있는 정보에 따라 모든 파일의 디렉토리를 인쇄하고, 파일을 포장하고, 파일 박스에 있는 프로젝트 사양을 채우고, 일관된 번호를 매기고, 마지막으로 모든 파일 디렉토리를 요약하여 나중에 파일을 빠르게 검토할 수 있도록 합니다.