보관문서 정리 규칙은 다음과 같다.
1 범위
이 표준은 문서로 저장되어야 하는 보관문서 정리의 원칙과 방법을 규정한다. 파일.
이 표준은 기관, 단체, 기업, 기관 및 기타 모든 수준의 사회 조직에서 문서로 저장한 보관 문서의 구성에 적용됩니다. 다른 카테고리 파일은 참조로 구현할 수 있습니다. 기업단위에 다른 특별한 규정이 있는 경우에는 그 규정에 따른다.
2 규범적 참고 문서
다음 문서는 이 문서를 적용하는 데 필수적입니다. 날짜가 있는 참조 문서의 경우 날짜가 있는 버전만 이 문서에 적용됩니다. 날짜가 없는 참조 문서의 경우 최신 버전(모든 수정 사항 포함)이 이 문서에 적용됩니다.
GB/T18894 전자 문서 보관 및 관리 사양
DA/T1-2000 보관 작업 기본 용어
DA/T13-1994 파일 번호 준비 규칙
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보관 프레임에 대한 DA/T25-2000 기술 사양
DA/T38-2008 전자 문서 보관 CD에 대한 기술 요구 사항 및 응용 프로그램 사양
3 용어 및 정의
다음 용어 및 정의가 이 표준에 적용됩니다.
3.1
보관 문서
파일링 단위가 기능적 활동을 통해 작성한 문서 및 자료가 완료되어 문서 및 아카이브로 저장되어야 합니다. 종이문서와 전자문서를 포함한다.
3.2
정렬
보관문서를 조각 단위로 정리, 분류, 정리, 번호, 목록화 등을 한다. (종이보관문서도 재단, 정리 등을 포함한다) 제본, 페이지 매김, 박스화, 전자 파일에는 형식 변환, 메타데이터 수집, 보관된 데이터 패키지 구성, 저장 등도 포함됩니다.
3.3
항목
보관파일의 보관단위.
3.4
아카이브 코드
아카이브 파일의 분류 및 배열 순서를 반영하기 위해 정리 과정에서 아카이브 파일에 할당된 문자 코드 집합입니다.
4 구성 원칙
4.1 보관된 문서의 구성은 파일 구성 규칙을 따르고 파일 간의 유기적인 연결을 유지해야 합니다.
4.2 보관된 문서는 보관 및 사용이 용이하도록 다양한 가치를 구분할 수 있도록 구성되어야 합니다.
4.3 보관된 문서의 구성은 통합 문서 관리에 대한 요구 사항을 충족해야 하며 컴퓨터 관리 또는 컴퓨터 지원 관리를 용이하게 해야 합니다.
4.4 보관된 문서의 정리는 종이 문서와 전자 문서가 조화롭게 정리되도록 해야 합니다.
5 일반 요구 사항
5.1 구성 요소(조각 구성)
5.1.1 조각 구성
보관 문서는 일반적으로 다음과 같이 나뉩니다. 문서는 한 장입니다. 본문과 첨부 파일이 일체로 되어 있으며, 원본 문서와 최종 버전(법률 및 규정 등 중요 문서의 이전 개정판 포함)이 일체로 되어 있고 전달된 문서가 일체로 되어 있습니다. 사본은 하나입니다. 원본 문서와 번역본이 하나입니다. 중국어 버전과 외국 버전이 하나입니다. 보고서, 명단, 앨범 등이 하나입니다. (문서 첨부로 사용되는 경우 제외) 브리핑, 주간 보고서 및 기타 자료는 1권, 회의록은 일반적으로 1권으로 구성되며, 회의록은 매년 1권으로 보관됩니다. ; 통신 및 회신(요청 및 회신, 보고서 및 지시, 편지 및 회신 등)은 일반적으로 별도의 문서로 구성되며, 한 문서로 보관할 수도 있습니다. 문서처리시트 또는 문서배포시트가 있는 경우에는 문서처리시트 또는 원고배포시트와 관련 서류가 일체로 되어 있어야 한다.
5.1.2 파일 내 파일 정렬
보관된 파일을 정렬할 때 본문이 앞에 있고 첨부 파일이 뒤에 있습니다. 버전은 뒤쪽에 있고, 전달된 텍스트는 뒤쪽에 있습니다. 특별한 조항이 없는 한, 원본이 먼저 오고 사본이 뒤에 옵니다. 텍스트가 먼저 오고 소수 언어로 된 텍스트가 뒤에 오고, 외국어 텍스트가 뒤에 옵니다. 통신 및 답변은 문서를 작성할 때 답변이 먼저 오고 원본 편지가 마지막에 옵니다. 문서 처리 시트나 원고 용지가 있는 경우 문서 처리 시트가 앞에 있어야 하고, 수신된 문서는 원본이 앞에 있어야 하며, 원고 용지와 최종 초안은 뒤에 있어야 합니다.
5.2 분류
5.2.1 파일링 단위는 보관된 문서를 과학적으로 분류해야 하며, 동일한 전체 컬렉션에 대해 분류 체계의 일관성과 안정성이 유지되어야 합니다.
5.2.2 보관문서는 일반적으로 연도-기관(발행)-보관기간, 연도-보관기간-기관(발행) 방식으로 3단계로 분류된다.
a) 연도별로 분류
문서가 작성된 연도에 따라 문서를 분류하세요. 연도는 일반적으로 문서 발행 날짜를 기준으로 해야 합니다. 계획, 요약, 예산, 통계 보고서, 다양한 연도의 선진 및 규제 문서에 대한 표창과 관련된 문서의 경우 해당 문서가 속하는 연도는 문서 발행 날짜에 따라 결정됩니다. 여러 해에 걸쳐 작성된 회의 문서는 결산 연도로 분류됩니다. 여러 해에 걸쳐 처리된 문서는 처리된 연도로 분류됩니다. 설립연도를 확인할 수 없는 경우에는 그 연도를 출원연도로 하고 주석에 이를 기재한다.
b) 조직(문제)별로 문서를 분류합니다.
문서를 구성하거나 호스팅한 조직(문제)에 따라 문서를 분류합니다. 조직분류방법과 문제분류방법 중 하나를 선택하여 적용하여야 하며, 동시에 사용할 수는 없다. 기관 분류를 채택할 경우, 보관문서는 문서를 생성하거나 호스팅한 기관에 따라 분류되어야 하며, 여러 부서에 관련된 보관문서는 문서 후원 부서로 분류되어야 한다. 문제 분류를 채택하면 문서 내용에 반영된 문제에 따라 보관된 문서를 분류해야 합니다.
c) 보관기간에 따른 분류
문서는 정해진 보관기간에 따라 분류합니다.
5.2.3 파일링 단위가 작거나, 공문서 처리 절차가 기관(문제)별 분류에 적합하지 않은 경우에는 연간 보관 기간 등의 방법을 사용하여 2단계로 분류할 수 있습니다. .
5.3 정리
5.3.1 보관문서는 분류체계의 최하위 항목 내에서 시기와 사유에 따라 정리되어야 한다.
5.3.2 동일한 사항에 대한 문서는 생성된 순서대로 정렬되어야 합니다.
5.3.3 회의 문서, 통계 보고서 및 기타 전체 문서 세트를 중앙에서 정리할 수 있습니다.
5.4 번호 매기기
5.4.1 보관 문서에는 분류 체계와 배열 순서에 따라 번호를 매겨야 합니다. 파일 번호 준비는 고유성, 합리성, 안정성, 확장성 및 단순성의 원칙을 따라야 합니다.
5.4.2 파일번호의 구조는 전체파일번호-파일분류코드·연도-보관기간-기관(발급)코드-파일번호로 구성되어야 한다.
'-'는 상위 코드와 하위 코드를 연결하고, 같은 레벨의 코드는 '·'로 구분합니다. "Z109-WS·2011-Y-BGS-0001"과 같은.
5.4.3 파일 번호는 다음 요구 사항에 따라 준비됩니다.
a) 전체 파일 번호: 보관소에서 파일 단위로 준비한 코드 번호로, 4자리 또는 문자와 숫자의 조합으로 로고는 DA/T13-1994에 따라 작성되었습니다.
b) 보관분류코드·연도: 보관문서의 보관분류코드는 "문서"의 두 자리 한어병음 이니셜 "WS"로 식별된다. 연도는 문서가 작성된 연도를 의미하며 "2013"과 같이 4개의 아라비아 숫자로 연도를 표시합니다.
c) 보관기간 : 보관기간은 영구, 일반 30년, 일반 10년으로 구분되며 각각 'Y', 'D30', 'D10'이라는 코드로 표시됩니다.
d) 기관(문제) 코드: 기관(문제) 코드는 사무실 코드 "BGS" 등과 같이 3자리 중국어 병음 문자 또는 아라비아 숫자로 식별됩니다. 보관문서가 기관(문제)별로 분류되지 않은 경우 기관(문제)코드를 생략해야 한다.
e) 부품 번호: 부품 번호는 분류 체계의 최하위 범주에 속하는 단일 보관 문서의 일련 번호로, 4자리 미만인 경우 4자리 아라비아 숫자로 식별됩니다. 숫자인 경우 "0026"과 같이 "0" 보완이 앞에 옵니다.
5.4.4 보관문서에는 보관날인을 하고 홈페이지 상단의 빈칸에 해당 내용을 기재하여야 한다. 전자 파일은 바코드와 같은 다른 형식이나 시스템에서 생성된 파일링 스탬프 형식과 같은 다른 형식으로 보관된 문서에 표시될 수 있습니다.
5.4.5 신고인감에는 파일번호 구성요소 즉, 포장번호, 연도, 보관기간, 부품번호, 페이지번호 등을 필수항목으로 기재하고 기관(호)을 기재하여야 한다. 선택 사항일 수 있습니다(부록 A 그림 A1 참조). 보관 스탬프의 전체 패키지 번호, 연도, 보관 기간, 부품 번호 및 조직(호)은 5.4.3에 따라 작성되었으며 페이지 번호는 아라비아 숫자로 표시됩니다(부록 A, 그림 A2 참조). 기억하기 쉽도록 기록봉인의 보관기간도 "영구", "30년", "10년"의 약자로 표시할 수 있으며, 조직(발행물)도 표준화하여 표시할 수 있다. "office"와 같은 약어(부록 A, 그림 A3 참조)
5.5 목록화
5.5.1 보관된 파일은 파일 번호 순서에 따라 목록화되어야 합니다.
목록은 정확하고 상세하며 검색하기 쉬워야 합니다.
5.5.2 보관된 문서는 하나씩 분류해야 합니다. 커뮤니케이션과 답변이 하나의 부분으로 간주되는 경우 답변 목록 작성에는 커뮤니케이션 내용이 반영되어야 합니다. 보관 파일 디렉터리에는 일련번호, 파일 번호, 문서 번호, 책임자, 제목, 날짜, 기밀 수준, 페이지 수, 비고 및 기타 항목이 설정됩니다.
a) 일련번호: 보관 파일 일련번호를 입력합니다.
b) 파일번호 : 파일번호는 5.4.2~5.4.3에 따라 작성된다.
c) 문서번호 : 해당 문서의 문서번호입니다. 문서번호가 없으면 표시가 필요하지 않습니다.
d) 책임자 : 문서를 작성하고 발급하는 기관이나 개인, 즉 문서의 발급기관이나 서명을 말한다.
e) 제목: 파일 제목입니다. 제목이 없거나, 제목이 불규칙하거나, 제목이 문서의 주요 내용을 반영하지 못하여 검색이 불편한 경우에는 제목 전체 또는 일부를 자체 제작하고, 자체 제작한 내용은 사각형으로 묶어야 합니다. 대괄호 "[]".
f) 날짜: 파일이 형성된 시간으로 19990909와 같이 국제 표준 날짜 표기법으로 연, 월, 일을 표시합니다.
g) 기밀성 수준: 문서의 실제 표시에 따라 문서 기밀성 수준을 입력합니다. 분류 수준이 없으면 표시가 필요하지 않습니다.
h) 페이지 수: 보관된 각 문서의 총 페이지 수입니다. 파일에 있는 사진과 텍스트가 포함된 페이지는 한 페이지입니다.
i) 비고: 주석 파일에 설명해야 하는 상황에 유의하세요.
5.5.3 아카이브 파일 디렉토리는 시스템에서 생성하거나 스프레드시트를 사용하여 컴파일하는 것이 좋습니다. 카탈로그 표는 A4 형식을 채택하고 페이지는 가로로 설정되어야 합니다(부록 B, 그림 B1 참조).
5.5.4 전자 버전을 저장하는 것 외에도 보관된 파일 디렉터리도 인쇄하여 볼륨으로 묶어야 합니다. 한 볼륨에 묶인 보관된 문서 카탈로그에는 표지가 있어야 합니다(부록 B, 그림 B2 참조).
표지에는 사건번호, 사건명, 연도, 보관기간, 기관(호)을 기재하며, 사건명은 접수단위명, 성명 또는 작성 시 표준화된 약어를 사용해야 합니다. 보관된 파일 카탈로그는 연도별로 볼륨에 묶일 수도 있고, 매년 저장 기간이 다른 볼륨에 묶일 수도 있습니다.
6 종이로 보관된 문서의 트리밍, 제본, 페이지 매기기, 박스 처리 및 선반
6.1 트리밍
6.1.1 보관된 문서를 제본하기 전에 수행해야 할 작업 요구 사항을 충족하지 않는 문서 및 자료는 잘립니다.
6.1.2 보관된 문서가 손상된 경우 DA/T25-2000에 따라 수리해야 하며, 필기가 흐리거나 쉽게 저하되는 경우 복사해야 합니다.
6.1.3 보관된 문서는 보관 기간 요건에 따라 녹슬거나 산화되기 쉬운 금속 또는 플라스틱 바인딩 용품을 제거해야 합니다.
6.1.4 형식이 너무 큰 문서의 경우 향후 사용에 영향을 주지 않도록 접어야 합니다.
6.2 제본
6.2.1 보관된 문서는 일반적으로 여러 장으로 제본됩니다. 보관된 문서의 제본은 견고하고 안전하며 단순해야 문서 페이지가 손상되지 않고 페이지가 접히지 않으며 단어가 눌리지 않도록 제본 후 문서가 편평하게 됩니다. 보관된 문서를 보호하고 관리합니다. 바인딩은 보관된 문서 자체에 미치는 영향을 최소화해야 합니다. 원래 바인딩 방법이 요구 사항을 충족하는 경우 변경되지 않고 유지되어야 합니다.
6.2.2 보관문서의 보관기간에 따라 제본방법을 결정해야 하며, 제본재료는 보관기간 요건에 부합해야 한다. 관리를 용이하게 하기 위해서는 동일한 기간의 보관문서에 대한 제본방식을 최대한 일관되게 유지해야 하며, 서로 다른 기간의 보관문서에 대한 제본방식은 상대적으로 균일해야 합니다.
6.2.3 제본에 사용되는 재료는 보관된 문서를 손상시킬 수 있는 물질을 포함하거나 생성해서는 안 됩니다. 종이 클립, 핀, 더브테일 클립, 핫멜트 접착제, 사무용 접착제, 바인딩 스트립, 플라스틱 씰 및 기타 바인딩 재료를 바인딩용으로 사용하지 마십시오.
6.2.4 영구 보관을 위해 보관된 문서는 스레드 바인딩으로 바인딩되어야 합니다. 페이지 수가 적으면 직각 제본(부록 C, 그림 C1, 그림 C2 참조)을 사용하고, 문서가 두꺼우면 "3공 1줄" 제본을 사용하세요. 영구 보관을 위한 보관 문서는 스테인레스 스틸 스테이플이나 풀로 제본해야 합니다. 바인딩 재료는 보관 문서의 장기 보존 요구 사항을 충족해야 합니다.
6.2.5 영구 보관을 위해 보관된 문서는 스테인리스 스틸 클립이나 봉투로 묶어서는 안 됩니다.
6.2.6 정기적으로 보관되어 종합문서보관소로 이관되어야 하는 보관문서는 6.2.4-6.2.5에 따라 제본되어야 한다. 정기적으로 보관되고 종합문서보관소로 이관할 필요가 없는 보관문서는 6.2.4에 따라 제본하거나 스테인레스 스틸 클립이나 봉투를 사용하여 제본할 수 있다.
6.3 페이지 번호 매기기
6.3.1 종이로 보관된 문서는 일반적으로 조각 단위로 페이지 번호를 매겨야 합니다.
6.3.2 페이지 번호는 페이지 단위로 작성하며, 문서 앞면 오른쪽 상단 또는 뒷면 왼쪽 상단에 표시한다.
6.3.3 문서 자료가 한 권으로 인쇄되었고 페이지 번호가 있는 경우 편집할 페이지 번호가 문서의 원본 페이지 번호와 동일하면 원본 페이지 번호를 지정할 수 있습니다. 변함없이 유지되었습니다. 6.4 포장
보관된 문서를 보관함에 순서대로 넣고, 보관함 표지와 시험 준비서 항목을 채워주세요. 서로 다른 연도, 기관(발행물), 보관기간이 다른 보관문서는 동일한 보관함에 넣을 수 없습니다.
6.4.1 아카이브 상자
6.4.1.1 아카이브 상자의 표지에는 아카이브의 전체 이름이 표시되어야 합니다. 아카이브 박스의 전체 치수는 310mm × 220mm(길이 × 너비)이며, 박스 척추의 두께는 필요에 따라 20mm, 30mm, 40mm, 50mm 등으로 설정할 수 있습니다(부록 D, 그림 D1 참조).
6.4.1.2 다양한 배치 방법에 따라 파일 상자에는 전체 패키지 번호, 연도, 보관 기간, 시작 및 끝 부품 번호, 상자 번호 및 기타 필요한 항목이 척추 또는 상자 하단에 있으며 조직(문제) 및 기타 옵션을 설정할 수 있습니다(부록 D 그림 D2 및 그림 D3 참조).
그 중 시작 부품번호와 끝 부품번호는 상자 안의 첫 번째 문서와 마지막 문서의 부품번호로 채워져 있으며, 상단 상자에는 시작 부품번호가 채워져 있습니다. 하단 상자에 채워져 있는 상자 번호는 파일 상자의 배열입니다. 일련 번호는 라이브러리 항목 요구 사항에 따라 파일 상자의 척추 또는 하단에 정리됩니다.
6.4.1.3 보관 상자는 중성 종이로 만들어져야 합니다.
6.4.2 준비 양식
준비 양식은 상자에 있는 문서 뒤에 배치됩니다. 항목에는 상자에 들어 있는 문서에 대한 설명, 정리함, 정리 날짜, 검사관, 및 검사 날짜(부록 E 참조).
a) 박스 내 서류 설명 : 박스 내 서류의 하자, 변경, 추가, 제거, 파기 등에 관한 정보를 기재합니다.
b) 주관자 : 보관문서의 정리책임을 맡은 자의 서명 또는 날인.
c) 정리일자 : 보관파일이 정리된 날짜입니다.
d) 검사자: 보관된 문서의 품질 검사를 담당하는 사람의 서명 또는 날인.
e) 검사일자 : 보관파일 검사가 완료된 날짜입니다.
6.5 선반
6.5.1 보관문서를 분류, 박스화한 후 선반 배치 방식은 해당 기관의 보관문서 분류 계획과 일치해야 하며, 선반 보관 방식은 빈번한 사용을 피해야 한다. 선반 뒤집기.
6.5.2 보관된 문서를 연도-구성(발행)-보관기간별로 분류하면 창고를 정리할 때 매년 생성된 파일들을 순서대로 선반에 올려놓는다. 물리적 관리를 용이하게 하기 위한 조직(이슈)입니다.
6.5.3 보관된 문서를 연도-보관기간-구성(발급)별로 분류하면 창고를 정리할 때 매년 생성된 파일들을 순서대로 선반에 올려놓는다. 도서관으로 파일을 쉽게 전송할 수 있도록 보관 기간을 지정합니다.
7 보관된 전자 문서의 구성에 대한 요구 사항
7.1 보관된 전자 문서의 구성 요소(구성), 분류, 배열, 번호 지정 및 목록화는 "5 일반 요구 사항"을 준수해야 합니다. 이 "규칙" "규정.
7.2 보관된 전자 파일에 대한 형식 변환, 메타데이터 수집, 보관된 데이터 패키지 구성, 저장 및 기타 구성 요구 사항에 대해서는 "디지털 아카이브 구축 지침"(2014), GB/T18894, DA/T48, DA/T38 및 기타 표준이 구현됩니다.
7.3 보관된 전자 파일을 정리하려면 "디지털 아카이브 구축 지침"(2014), GB/T18894 및 기타 표준을 준수하는 응용 시스템을 사용해야 합니다.