2. 정보 기록 및 검색의 효율성을 향상시킵니다. 몇 년 동안 보관된 종이 계약 더미에서 계약 한 장을 찾는 것은 번거로운 일이라고 생각해 보십시오. 특히 특정 제품의 이름만 알고 있고 어느 해 한 달 한 고객의 계약은 기억하지 못하는 경우에는 더욱 그러합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 남녀명언) 많은 Excel 문서에서 검색해도 효율성이 떨어지는 반면 데이터베이스에서 검색하는 데는 몇 초 밖에 걸리지 않을 수 있습니다.
3. 반복 작업을 줄입니다. 데이터베이스에 입력해야 하는 자료는 일반적으로 한 번만 입력하면 되며, 모든 데이터 정보는 필요에 따라 요약, 정리, 호출할 수 있습니다. 예를 들어, Word 또는 Excel 을 사용하여 주문을 발행하는 경우 월말 통계를 작성할 때 다시 한 번 정리하여 Excel 에 한 줄씩 입력하여 통계 보고서를 작성해야 합니다. 대신 데이터베이스를 사용하면 청구 시 한 번만 입력하면 되며, 모든 통계는 필요에 따라 자동 완료 통계 보고서를 사용자 정의할 수 있습니다.
4. 관리가 용이합니다. 데이터베이스에 프로세스 관리에 가입하여 승인 프로세스를 포함시킬 수 있습니다. 예를 들어, 일반적으로 사용되는 계약이나 주문 승인은 한 명 이상의 개인이 서명하고 도장을 찍어야 하며, 서류를 가지고 여러 부서를 통과해야 비효율적일 수도 있습니다. 데이터베이스에 디지털 서명과 디지털 서명을 추가하여 온라인 승인을 받을 수 있으며, 승인 프로세스를 사용자 정의할 수 있습니다. 즉, 갑에게 먼저 서명하고 을에게 서명을 한 다음 병도장을 찍을 수 있습니다. 원격 승인을 할 수 있습니다. 즉, 승인자나 사장은 사무실에 있을 필요가 없고, 인터넷을 할 수 있는 곳에서만 승인할 수 있고, 심지어 휴대전화로 승인할 수도 있다.
5. 기업 자원을 효과적으로 모아서 합리적으로 사용을 분배한다.
6. 비즈니스를 효율적으로 추적합니다.
7. 데이터베이스 암호화 관리를 통해 인력 이동으로 인한 데이터 또는 기술 손실을 줄일 수 있습니다.
8. 프로세스를 표준화하면 특정 직위에 대한 의존도를 줄이고 인력 이동으로 인한 일자리 부족으로 인한 손실을 줄일 수 있습니다.
9. 업무 및 재무 동기화를 가능하게 하며 즉시 발생하는 비용을 재무제표에 신속하게 반영할 수 있습니다.
위 내용은 부분적인 이점일 뿐이며 데이터베이스 관리 정보의 이점을 충분히 설명할 수 있습니다.
데이터베이스 관리에는 하드웨어, 소프트웨어, 전원 환경, 백업 시스템, 운영자, 데이터베이스 개발 및 유지 보수 인력 등 협조해야 할 것도 많다. 자신의 기업의 실제 상황에 따라 적절한 구성 계획을 선택해야 한다.