엔터프라이즈 아카이브 정보 관리는 여러 측면을 포함하는 복잡한 프로젝트입니다. 따라서 엔터프라이즈 아카이브 정보 관리를 강화하기 위한 적절한 조치가 필요합니다. 실제 엔지니어링에 존재하는 문제에 대해 진지하게 분석한 결과, 그에 상응하는 대책을 취하여 파일 관리 정보화의 발전을 촉진한다.
1 파일 정보 관리 문제
1. 1 기업은 파일 정보화 건설에 대한 중시가 부족하다.
파일 관리 시스템의 건설은 복잡한 시스템 공사로 비용이 많이 든다. 따라서 중대형 기업의 아카이브 정보 관리에는 리더십의 중시, 자금 지원, 전문 기술자 및 건전한 관리 메커니즘이 필요합니다. 많은 기업들이 설비 개조와 공사 건설에 자금을 투입했지만, 서류의 정보화 건설은 심각하게 뒤쳐졌다.
1.2 후진 파일 관리 모드
중국의 아카이브 정보화 건설은 1980 년대 말에 시작되었다. 현재 종이 파일 및 전자 파일 * * * 저장 및 전송되는 파일 관리 모델은 현재 전자 파일 관리에 더 이상 적용되지 않으며, 중대형 기업의 파일 정보 관리는 아직 초기 단계에 있어 일부 파일의 손실과 손실을 초래할 수 있습니다.
1.3 전자 문서의 보안이 충분히 엄격하지 않습니다.
네트워크의 취약성은 아카이브 정보의 보안을 직접 위협합니다. 따라서 아카이브 정보화 건설을 잘하면서 아카이브 정보 네트워크 시스템의 보안 작업을 잘 하는 것은 이미 중요한 과제가 되었다.
2 엔터프라이즈 파일 관리 정보화의 기본 내용
기업 아카이브 정보 관리의 핵심 내용은 컴퓨터 기술의 응용이며, 정보화의 주요 표현은 컴퓨터를 이용하여 아카이브 정보 자원을 관리하는 것이다. 따라서 엔터프라이즈 아카이브 정보 관리의 기본 내용은 다음과 같이 요약할 수 있습니다.
2. 1 아카이브 정보 디지털화
아카이브 정보의 디지털화는 전체 아카이브 정보 관리의 기초이며, 다른 모든 부분은 이를 기반으로 합니다. 전통적인 미디어 파일 관리가 종이 파일 관리에서 디지털 파일 관리로 바뀌었다. 기업은 아카이브 디지털화 프로세스 속도를 높이기 위해 전자 문서의 아카이빙 및 관리에 중점을 둔 아카이브 정보 자원 구축을 강화해야 합니다. 즉, 스캔 등을 통해 이전에 형성된 기존 파일을 디지털 형식으로 변환하여 컴퓨터가 직접 사용할 수 있도록 해야 합니다. 한편, 전자문건은 앞으로 형성될 서류가 전자문서 위주로 수신시 디지털화되도록 전면적으로 추진될 것이다. (윌리엄 셰익스피어, 전자문서, 전자문서, 전자문서, 전자문서, 전자문서, 전자문서, 전자문서)
2.2 아카이브 정보 활용 네트워크
아카이브 정보의 활용이 대면 서비스에서 인터넷 서비스로 바뀌었다. 차용인은 인터넷을 통해 대출 신청을 제출하고, 파일관리자는 인터넷을 통해 대출을 심사한다. 전체 대출 과정에서 대출자는 서류를 접할 필요가 없어 부서가 멀리 떨어져 있는 기업에게 매우 편리하다. 사용이 편리하기 때문에 더 많은 사람들이 빌려 파일 활용도를 높일 수 있다.
2.3 검색 자동화
전통적인 파일 관리에는 많은 검색 도구가 있지만 파일 수가 많으면 효율성이 떨어집니다. 컴퓨터 검색은 빠르고 효율적이며 멀티 앵글 검색이 가능하여 기존 검색 도구와 비교할 수 없습니다. 또한 이 자동 검색은 네트워크를 통해 수행할 수 있습니다.
3 기업 아카이브 정보 관리 강화 방안
3. 1 정보화 요구 사항을 충족하는 파일 관리 시스템 구축
중대형 기업 관리에서 기업 관련 관리 시스템과 연결된 파일 관리 시스템을 구축하는 것은 파일 정보화의 가장 기본적인 조건이다. 파일 관리 시스템에는 다양한 파일 저장 형식이 있어야 하며, 다양한 기능을 지원하고, 엔터프라이즈 문서 통합 관리의 요구를 충족하기 위해 종이 파일 관리에서 다양한 프로세스를 연결할 수 있어야 합니다. 이를 바탕으로 모든 부서의 전자 문서를 수집하고 제어할 수 있으며 모든 부서에서 저장된 문서를 검토할 수 있습니다.
3.2 기업 전자 문서 및 파일 관리 강화
전자 문서 아카이브의 조직 관리는 기업 전자 문서 구성 부서에서 시작하여 전자 문서 아카이브를 관계자의 작업 계획에 포함시켜 전자 문서의 신뢰성을 보장해야 합니다.
3.3 아카이브 정보 관리 인재 양성에 중점
아키비스트의 자질은 아카이브 정보화의 과정에 직접적인 영향을 미치며, 아카이브 부서는 기술 훈련을 실시하여 복합적인 인재를 양성하기 위해 노력해야 한다. 우선 이론 지식과 실천을 결합한 훈련을 강화해야 한다. 아키비스트는 탄탄한 기초 이론 지식을 가지고 있을 뿐만 아니라, 아카이브 정보 관리의 실천 기술도 지속적으로 개선해야 한다. 기업마다 아키비스트의 지식 체계에 대해 서로 다른 중점을 두고 있다. 일부 기업의 과학 기술 파일은 매우 많은데, 특히 각종 개조 공사의 도면과 준공 자료는 거대하고 복잡하다. 회계, 서명, 실물 등의 서류도 있어 서류인원에 대한 요구가 더 높다. 따라서 이론 지식과 실천을 결합한 교육 방법은 업무 기술을 향상시키는 중요한 수단이 되었다. 따라서 기업은 아카이브 관리 시스템을 능숙하게 사용할 수 있도록 아카이브 인력에 대한 정보 기술 교육을 강화해야 합니다. 아카이브 작업자의 컴퓨터 데이터 입력 지식이 보편화되고 있지만 네트워크, 관리 소프트웨어 및 데이터베이스 지식에 대한 그들의 숙달이 강화되어야 합니다. 이는 아카이브 관리 시스템의 원활한 운영을 위한 기반과 보증입니다.
3.4 아카이브 정보 네트워크에는 충분한 보안이 있어야합니다.
중대형 기업의 아카이브 정보 관리는 내부 직원만을 위한 폐쇄된 네트워크를 사용해야 하며, 네트워크 구축 시 물리적 격리를 실시하여 네트워크의 기본 보안을 보장해야 합니다. 동시에, 파일 정보 네트워크의 보안 관리 체계를 확립하기 위해서는 근본적으로 시스템의 안전을 보장해야 한다. 아카이브 정보 네트워크는 방화벽, 바이러스 백신 소프트웨어 및 침입 탐지 시스템을 설치하고 호스트 커널에 대한 강화 및 보호 조치를 취해야 합니다. 레벨 제어를 구현하고, 사용자 액세스 권한 수준을 확인하고, 다양한 수준에 따라 다양한 파일 정보를 검토하여 무단 사용자의 불법 운영을 방지합니다. 또한 직원 안전 보호 의식에 대한 교육을 중시하고 강화하고 아카이브 정보망 건설의 각종 규칙과 제도를 엄격히 준수해야 한다.
3.5 정보 * * *
현대 사회의 치열한 시장 경쟁에서 기업이 생존하고 발전하려면 포괄적이고 효과적이며 시기적절한 정보를 파악해야 한다는 것이 객관적인 요구다. 개별 파일 정보는 종종 기업 내 활동을 반영하는 정보일 뿐, 지연성과 한계가 더욱 두드러진다. 전 세계의' 정보 자원 * * * 공유' 추세에서 엔터프라이즈 아카이브 정보 관리는 더 높은 목표를 향해 나아가야 하며, 엔터프라이즈 부서와의 상호 연결 및 협력을 강화하고, 아카이브 정보 통합에 초점을 맞추고, 엔터프라이즈 아카이브 정보 자원의 레이아웃을 최적화하고, 전반적인 이점을 갖춘 정보 자원 * * * 공유를 달성해야 합니다. 이것은 기업의 효율적인 관리의 요구 사항이자 아카이브 정보 관리의 중요한 내용이다.
새로운 역사 시대의 요구 사항에 따라, 기업 아카이브 부서는 아카이브 정보 관리를 추진하는 과정에서 기업 각 부서의 정보 자원 통합을 최적화하고 기업 내부 통합 정보 관리를 발전 방향으로 구축하는 통합 전 방향 관리 개념을 갖추어야 합니다. 특히 아카이브, 정보, 도서, 문헌 자원 통합 관리에 대한 연구는 기업 아카이브 정보 관리의 빠른 발전을 촉진하고, 결국 정보 자원 공유의 건설 목표를 달성한다. 이것은 또한 국가가 정보화 건설의 중요한 발전 시기에 제기한' 조정 계획, 국가 주도' 에 부합한다. 통일 기준, 공동 건설; 상호 연결, 자원 공유 "정보 정책.
엔터프라이즈 아카이브 정보 관리는 새로운 작업일 뿐만 아니라 복잡한 시스템 엔지니어링으로, 다학과 지식, 멀티부서 협력, 멀티링크 지원이 필요합니다. 기업 아카이브 정보 관리의 건전한 발전을 촉진하기 위해 기업은 기업 아카이브 정보 관리의 중요성과 역할을 충분히 이해하고 파일 관리 체제와 운영 메커니즘을 개혁해야 합니다. 기업 아카이브 정보 관리를 구현하는 과정에서 과학적 의사 결정, 계획 조정, 단계별 구현, 조정 강화, 자금 투입의 효과 보장, 아카이브 인재 관리 중시 동시에, 우리는 기업 아카이브 정보 자원의 효율성을 최대한 발휘하고, 기업에 효과적인 서비스를 제공하고, 기업 아카이브 정보 관리를 효과적으로 구현해야합니다.