(허난성 비철금속 지질 광산국)
첫째, 회계 전산 파일 관리 개요
전산화 회계 파일은 컴퓨터에 저장된 회계 자료와 컴퓨터가 인쇄한 서면 회계 자료이다. 회계 데이터란 회계 증명서, 회계 장부, 회계 명세서 및 기타 데이터, 회계 소프트웨어 시스템 개발 및 운영 과정에서 작성된 다양한 파일 및 기타 회계 자료를 말합니다.
둘째, 전산 회계 파일 관리 내용
전산화 회계 파일 관리는 매우 중요한 회계 기초 작업이다. 단위는 회계 파일 관리에 대한 리더십을 강화하고, 건전한 회계 파일의 입권, 보관, 보관, 조회, 파괴 등의 관리 제도를 확립해야 하며, 전담자가 관리해야 한다. 재정부 1996 년 6 월 30 일 공포된' 회계 전산화 업무 규범' 규정:
(1) 전산화 회계 파일 관리는 중요한 회계 기초 작업이다. 회계 서류는 재정부의 관련 규정에 따라 엄격하게 관리해야 하며, 전담자가 책임져야 한다.
(2) 전산화 회계 파일 관리는 자기 방지, 방화, 습기 방지, 방진, 중요한 회계 파일은 한 번에 두 개씩 두 곳에 보관해야 한다.
(3) 자기 매체를 사용하여 회계 파일을 보존하고, 정기적으로 검사하고, 정기적으로 복사하여 자기 매체 손상으로 인한 회계 파일 손실을 방지한다.
(4) 범용 회계 소프트웨어, 포인트 개발 회계 소프트웨어, 범용 및 포인트 개발을 결합한 회계 소프트웨어 패키지 문서 자료, 회계 소프트웨어 프로그램은 회계 파일 보관으로 간주되며, 보관 기간은 소프트웨어 사용 중지 또는 중대한 변경 후 5 년입니다.
셋째, 전산 회계 파일 관리 문제
(1) 전산화 회계 파일의 성격으로 인한 문제. 전산화 회계 파일은 한 시스템에서 볼 수 있어야 하기 때문에 현재 많은 단위는 회계 소프트웨어의 레이아웃과 소프트웨어 체계를 잘 보존하지 못하여 전산화 소프트웨어 업그레이드 후 서로 다른 버전의 회계 데이터를 호출할 수 없습니다. "회계 파일 관리 방법" 제 12 조는 컴퓨터를 사용하여 회계를 수행하는 단위는 종이 회계 파일을 보관하고 인쇄하며 보관 기한을 정해야 한다고 규정하고 있다. 그러나 조건 제한으로 인해 일부 단위에는 레이저 프린터나 잉크젯 프린터가 장착되어 있지 않고 여전히 구식 니들 프린터를 사용하고 있어 인쇄된 종이 회계 파일이 정해진 보존 기간에 미치지 못하고 있다. 국가 기록국이 규정한 창고 관리 제도 기준에 따라 전문 회계 전산화 파일 보호 제도를 수립하지 않았다. 회계 아카이브 데이터 백업에는 양질의 디스크 미디어가 선택되지 않았으며, 예비 디스크와 저장 디스크는 별도로 보관되지 않아 전자 데이터가 손상되거나 손실되었습니다.
회계 전산화는 종이없는 작업이며 생성 된 모든 데이터는 컴퓨터의 하드 드라이브에 저장됩니다. 실제 업무에서는 일부 운영자들이 매일 백업하는 습관을 들이지 않고, 기계가 고장나면 일부 회계 데이터를 잃어버리는 경우가 많다. 둘째, 많은 사업자들이 백업 데이터 디스크를 정기적으로 점검할 수 없어 문제가 생기면 고칠 수 없다. 셋째, 플로피 디스크 백업을 습관적으로 사용합니다. 플로피 디스크는 용량이 작고 고장이 나기 쉬우므로 데이터 복구에 어려움이 생기기 쉽다.
(2) 회계 파일 관리 시스템이 완벽하지 않습니다. 정확하고 진실하며 안전은 회계 파일의 생명이며 회계 업무에 대한 가장 기본적인 요구이다. 회계 파일은 주로 재무수지의 가치를 기록하고 묘사하며 경제활동의 질적 변화를 반영하며 정보가 매우 정확해야 하기 때문이다. 그러나 회계 전산화 조건 하에서 회계 데이터는 디스크나 광 디스크와 같은 자기 매체에 기록되기 때문에 기술적으로 흔적도 없이 전자 데이터를 불법적으로 수정할 수 있다. 수정되면 경제 업무의' 본모습' 을 분간하기 어렵고 회계 정보의 진실성을 보장하기 어렵다. 또한 전산화 조건 하에서 회계 데이터는 디스크, 광 디스크 등의 자기 미디어에 고도로 집중되어 있다. 무단 인력은 이기적이고 부적절한 목적으로 컴퓨터와 네트워크를 통해 모든 데이터 파일을 탐색하고, 중요한 회계 데이터를 복사, 위조 및 파기하며, 회계 정보의 무결성과 보안에 어려움을 겪을 수 있습니다. 자성 물질은 손실, 오염, 변조, 복제 및 폐기가 쉽기 때문에 방습, 도난 방지, 방진, 방화, 변조 방지, 만료 방지, 바이러스 감염 방지, 기밀 유지 등의 보안 작업이 전산화 회계 파일 관리의 중요한 내용이 되고 있음을 알 수 있습니다.
(3) 필요한 컴퓨터 유지 보수 및 네트워크 보안 인력이 부족합니다. 전산화된 파일 관리에는 소프트웨어, 시스템 보안, 유지 관리 등의 전문적인 문제가 관련되어 있는 것으로 알려져 있지만, 현재 일반 단위는 원래 회계에 대한 교육, 운영 체제일 뿐이다. 어느 정도 회계는 학습조작일 뿐 관리와 유지보수는 그들에게 낯설기 때문에 결과 및 손실도 심각하다. 일반 회계사는 업무 경험이 풍부하지만 컴퓨터 전문 지식이 부족하여 컴퓨터로 회계 업무를 처리하기가 어렵다. 컴퓨터를 사용하여 업무를 처리하는 과정에서 금융 소프트웨어 외에 컴퓨터의 하드웨어 및 소프트웨어에 대해 거의 알지 못하는 경우가 많습니다. 일단 컴퓨터가 고장나거나 평소에 보는 인터페이스가 다르면 어쩔 수 없다. 비록 제조업체가 회계 소프트웨어를 설치할 때 이미 시스템 교육을 받았지만, 컴퓨터를 접해 본 적이 없는 일부 회계사들은 여전히 손이 느려서 컴퓨터를 사용할 때 자주 실수를 한다. 일단 그들이 실수를 하면, 그들은 장기적인 업무 성과를 동류시켜 시스템 데이터를 잃게 할 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 오셀로, 실패명언)
넷째, 전산 회계 파일 관리 문제.
(1) 회계 전산화 자체에 대한 이해의 편차. 우리나라의 전산화사업은 시작이 늦었고, 사람들의 사유 관념은 아직 전산화의 의미와 중요성을 충분히 인식하지 못했다. 대부분의 단위는 수동 회계 대신 전산화를 사용합니다. 단지 회계사의 부담을 줄이고 회계 효율을 높이기 위해, 전체 회계 정보 시스템을 구축하는 것이 기업에 미치는 중요성을 인식하지 못하고 있습니다. 기존 회계사가 제공한 정보는 적시에 기업의 의사 결정과 관리 서비스를 효과적으로 제공할 수 없습니다. 동시에, 소프트웨어 업데이트와 하드웨어 투자에도 충분한 지원이 없다. 기업 내 LAN 을 구축하고 자체 웹사이트를 등록하는 것은 말할 것도 없고, 정보기술의 장점을 이용하여 기업의 운영 효율성을 높일 수는 없다.
(2) 관련 부서의 관심을 끌지 못했다. 파일 관리 부서든 파일 형성 부서든 아카이빙 업무에 대한 관심이 부족하고, 파일 부서에 필요한 조치와 그에 상응하는 업무 지침이 부족해, 파일 형성 부서가 아무리 많은 돈을 지불하든, 얼마를 지불하든 자신에게 맡기고, 전자 문서 자료의 보관을 심각하게 방해하고 있다. (윌리엄 셰익스피어, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서)
(3) 명확한 규칙과 규정이 부족하다. 완벽한 전자 파일 시스템이 없기 때문에 전산화 회계 파일의 아카이브가 무질서한 상태에 있다. 서류는 여전히 수작업으로 관리하는 낡은 방식을 따르고 종이 서류만 보관하고, 수작업으로 기록한 장부와 보고서를 컴퓨터로 인쇄한 장부, 보고서로 변경하였다. (윌리엄 셰익스피어, 템플릿, 독서명언) 따라서 회계 업무만 강조하고 회계 파일 관리는 소홀히 한다. 회계 서류의 규범화 관리는 회계사직책임제에 포함되지 않았고, 회계 서류를 관리하는 사람이 없었다.
(4) 회계 전산 소프트웨어 업데이트가 빠르다. 최근 몇 년 동안 회계 전산화 소프트웨어의 빈번한 교체 및 업그레이드로 인해 기존의 관련 회계 소프트웨어 및 문서도 쉽게 호환되지 않는 상황이 발생할 수 있습니다. 잘못 처리하면 이 부분의 회계자료는 효과적인 보관과 정당한 역할을 할 수 없을 뿐만 아니라 내부 통제제도의 요구에도 미치지 못한다.
다섯째, 전산 회계 파일 관리를 개선하는 방법.
1. 전산화된 회계 파일 관리 시스템을 개선하다.
전산화 회계 파일 관리는 중요한 회계 기초 작업이다. 컴퓨터가 수동 회계를 대체한 후 회계 파일에 새로운 내용이 추가되었습니다. 따라서 전산화 파일 관리 시스템에서는 전산화 회계 파일의 보관, 보관, 대출, 백업에 대한 관리 제도가 있습니다. 전산화를 실시한 후에는 전산화 회계 파일의 관리를 강화해야 한다. 기본 방법은 다음과 같습니다.
(1) 전산화 회계 파일의 보관 제도를 수립하다. 우선 서류의 범위를 결정해야 한다. 전산화 회계 파일의 내용에는 주로 각종 회계 증명서, 회계 장부, 회계 보고서, 재무 계획, 단위 예산, 중요한 경제 계약, 개발 설계 지침, 소스 코드 파일, 사용자 조작 지침 및 사용 설명서, 전산화 회계 및 계정 코드 시트, 회계 보고서 형식, 보고서 검색 공식, 자동 이체 공식 및 기타 계산 공식, 검사 공식 등이 포함됩니다. 마그네틱 매체에 저장된 회계 데이터, 프로그램 파일 및 기타 회계 자료도 있습니다. 회계 전산화 시스템이 개발하고 사용하는 전체 문서 및 소프트웨어 프로그램은 회계 파일로 간주해야 합니다. 회계 자료를 서면으로 인쇄하기 전에 회계 전표, 총계정원장, 현금부, 예금 분개를 잘 보관하고 복사하고, 관련 세금, 감사 행정부의 요구에 따라 관련 장부와 보고서를 제때에 인쇄해야 한다.
(2) 회계 전산화 파일의 보관 시스템을 수립한다. 수동 방법과 마찬가지로 전산화 방법을 통해 생성된 증명서, 장부, 양식 등의 회계 파일은 규정에 따라 보관해야 한다. 회계 관련 기능 부서는 회계 파일의 합법적인 내용을 확인하고 내압, 방진, 피광, 방부 등의 업무를 국가 기록 보관소의 기준에 따라 잘 해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 회계, 회계, 회계, 회계, 회계, 회계, 회계, 회계) 분류 및 순서에 따른 데이터 디스크, 광 디스크 등. , 전산 회계 파일 보관 시스템 구축 일반적으로 기업은 2 년마다 회계 파일을 정리해야 한다. 종이 파일 손상이 발견되면 수리해야 하고, 마그네틱 미디어 파일은 디스크 등의 미디어 손상으로 인한 회계 데이터 손실을 방지하기 위해 일 년에 한 번 복제해야 합니다. 연간 결산 후 회계 정보는 일회성 시디에 기록될 것이다. 이렇게 하면 CD 의 유효 보존 기간이 길어질 뿐만 아니라 (15 년 이상) 일반 회계 장부를 보관할 필요가 완전히 충족된다. 디스크를 한 번 굽고 나면 다시 지울 수 없어 데이터가 불법적으로 수정되거나 바이러스에 의해 손상되는 것을 효과적으로 방지할 수 있습니다.
(3) 엄격한 대출 절차 시스템을 수립한다. 엄격한 전산화 회계 파일 대출 절차와 조회 권한 제도를 세워야 한다. 단위 책임자의 동의 없이 전자 회계 파일 자료를 다른 기관이나 개인에게 복사하는 것은 엄격히 금지되어 있으며, 회계 자료 디스크를 재무 (파일) 실에서 꺼내는 것은 엄격히 금지됩니다. 재무 담당자는 업무상 회계 서류를 열람해야 할 때 정해진 순서에 따라 제때에 제자리에 돌려주어야 한다. 만약 그들이 찾아온 서류를 원한다면, 그들은 반드시 관련 대출 수속을 밟아야 한다. 회사의 각 부서에서 업무상 회계 파일을 열람해야 하는 경우, 반드시 본 부서의 지도자의 승인을 받아야 하며, 재무 관리자의 승인을 받아야 파일 관리자가 받을 수 있습니다. 외부 단위 인원은 업무상 회계 서류를 열람할 필요가 있을 때, 단위 소개서를 소지해야 한다. 재무 관리자의 승인을 받은 후 파일 관리자가 검토할 수 있으며, 파일 관리자는 작업 단위, 조회 날짜, 회계 파일명, 조회 사유를 상세히 등록할 수 있습니다. 마그네틱 매체에 저장된 회계 자료는 대출과 반납 시 바이러스 감염을 막기 위해 꼼꼼히 점검해야 한다.
회계사의 질을 향상시키고 직원 배치 구조를 향상시킵니다.
전산화회계는 전통적인 회계의 기능뿐만 아니라 컴퓨터를 이용한 고속 계산 및 분석을 위한 기타 기능도 갖추고 있기 때문에 전문가를 늘리고, 전자 파일 관리를 강화하고, 보다 효과적인 회계 정보를 제공하기 위한 좋은 기반을 마련해야 합니다. 동시에 전산화된 소프트웨어 유지 관리 및 시스템 보안에 대한 요구가 높아지고 회계 부서에서 일정 수의 고급 컴퓨터 인력을 추가하여 일상적인 운영을 유지하고 보다 합리적이고 효율적인 소프트웨어를 개발해야 합니다.
회계 시스템은 사람이 조작한 것이다. 시스템이 안전한지 여부는 시스템 자체뿐만 아니라 운영자의 자질에도 달려 있다. 효과적인 업무 교육과 양호한 직업 윤리를 거치지 않은 직원들은 시스템의 안전에 위협이 된다. 회계사의 컴퓨터 전문 자질을 높이기 위해서는 반드시 인재 양성을 대대적으로 강화해야 한다. 기업은 국제 표준에 입각하여 고급 기술 인재를 양성하거나 채용하여 기업의 전산화를' 회계' 에서' 관리' 와' 지능' 으로 전환해야 한다. 각 기층 단위는 회계사들의 회계 전산화 지식을 적극적으로 지원하고 조직하고, 복합적인 인재를 양성하고, 가능한 한 빨리 효율적인 회계 정보 시스템을 구축하기 위한 조건을 마련해야 한다.
동시에, 실행 가능한 회계 전산화 인재 양성 계획을 강화하고 제정하여 실효를 중시하고 일률적으로 하지 말아야 한다. 회계 담당자, 시스템 유지 보수 담당자 및 시스템 관리자는 다양한 내용과 요구 사항에 따라 교육을 받아야 합니다. 시스템 유지 관리 인력의 경우, 가능한 한 사회에서 컴퓨터 전문가를 초빙하십시오. 결국, 컴퓨터 시스템 유지 보수는 매우 전문적인 작업이며, 이 컴퓨터 전문가들에 대한 간단한 회계 교육을 실시하면 좋은 결과를 얻을 수 있다.
이론적 연구에주의를 기울이고 이데올로기 적 중요성을 향상시킵니다.
회계 전산화 파일 관리의 기본 이론 문제에 대해 심도 있는 연구를 진행하였으며, 회계 소프트웨어 개발은 명확한 방향과 목표를 가지고 있으며, 실제 업무의 요구 사항을 더 잘 충족하고, 회계 업무에 더 잘 봉사하며, 회계 전산화의 이익 원칙을 실현할 수 있다.
회계 전산화를 실현하는 기업과 단위에서 관련 지도자는 회계 전산화 기록 자료 과학 관리의 중요성을 높이 인식하고 관련 제도 수립을 촉구해야 한다.
동시에, 회계법규의 집행을 강화하고, 단위 제 1 책임자의 의식을 강화하고, 법기 관념을 강화하고, 법이 있어야 하고, 위법이 반드시 연구되어야 하며, 회계위법 행위가 용신할 곳이 없도록 해야 한다.
자동사 결론
회계 전산화 파일은 회계 파일의 일부로 전통적인 회계 파일과 밀접한 관계가 있다. 전통적인 회계 파일이 전산화 회계 파일의 기초라면 전산화 회계 파일은 전산화 특유의 개성으로 미래 회계 규범화, 현대화의 발전 방향을 대표한다. 따라서 회계 전산화의 강력한 기능을 충분히 발휘하기 위해서는 회계 전산화 파일 관리의 회계 기초 작업을 잘 해야 한다.
참고
장 키안. 200 1. 전산화 환경이 회계 파일 및 관리 요구 사항에 미치는 영향
이신휘. 2002. 전산 회계 파일은 문제에주의를 기울여야한다.
곽리핑. 2002. 전산 회계 파일 시스템 구축