보관된 정보를 찾지 못하면 파일 손실, 정보 입력 오류, 부적절한 쿼리 방법 등을 포함하되 이에 국한되지 않는 다양한 상황이 발생할 수 있습니다.
1. 가능한 원인 분석
1. 파일 손실: 관리 부실, 천재지변 등으로 인해 파일이 손실되어 관련 정보 조회가 불가능할 수 있습니다.
2. 정보 입력 오류: 파일 입력 과정에서 사람의 실수나 시스템 오류로 인해 부정확한 정보 입력이 발생하여 올바른 아카이브 정보를 조회할 수 없게 될 수 있습니다.
3. 부적절한 쿼리 방법: 쿼리하는 사람이 올바른 쿼리 방법이나 접근 방식을 사용하지 않아 보관된 정보를 쿼리할 수 없게 될 수 있습니다.
2. 대책 마련
1. 기록관리부서에 문의: 먼저 기록물 조회에 대한 구체적인 절차와 요건을 파악하고 기록관리 담당부서나 기관에 문의하세요. 문의 방법이 올바른지 확인하십시오.
2. 필요한 정보 제공: 기록관리부에서 파일을 보다 정확하게 찾을 수 있도록 이름, ID번호, 보관시간 등 최대한 자세한 정보를 기록관리부서에 제공합니다. .
3. 정보의 정확성 확인: 질의 과정에서 제공된 정보가 정확한지 주의 깊게 확인하여 정보 오류로 인한 질의 실패를 방지해야 합니다.
4. 대체파일 신청 : 파일이 분실된 것으로 확인되면 기록관리부서에 대체파일을 신청할 수 있습니다. 파일을 갱신하려면 관련 지원 자료를 제공하고 파일 관리 부서의 요구 사항에 따라 처리해야 합니다.
3. 기록 보관소 관리 인식 강화
유사한 상황이 다시 발생하지 않도록 개인과 조직은 기록 보관소의 무결성과 보안을 보장하기 위해 기록 보관소 관리 인식을 강화해야 합니다. 동시에 기록관리부서는 기록관리 기준을 강화하고, 기록관리 수준을 향상시키며, 파일 손실 및 정보 입력 오류 가능성을 줄여야 한다.
요약하자면:
보관된 정보를 찾지 못하는 원인은 파일 손실, 정보 입력 오류 또는 부적절한 쿼리 방법 때문일 수 있습니다. 이러한 상황에 직면했을 때, 우리는 먼저 가능한 원인을 분석한 후 이를 해결하기 위한 적절한 조치를 취해야 합니다. 동시에 파일 관리 인식과 표준을 강화하는 것도 유사한 문제가 발생하지 않도록 하는 중요한 조치입니다.
법적 근거:
"중화인민공화국 기록물법"
제15조는 다음을 규정합니다:
공무원, 단체, 기업 , 기관 및 기타 조직은 관련 국가 규정에 따라 기록 보관소를 정기적으로 기록 보관소로 이관해야 하며 기록 보관소는 보관을 거부해서는 안 됩니다.
국가가 정한 이관기간이 만료되기 전에 사전에 기록 보관소의 동의를 받아 파일을 기록 보관소에 인계하여 보관하는 경우 해당 파일과 관련된 정부 정보 공개 사항 원래 정부 정보를 생산하거나 보존했던 부서에서 여전히 처리됩니다. 이관기간이 만료된 경우, 정부정보 공개사항과 관련된 파일은 파일이용규정에 따라 처리됩니다.
'중화인민공화국 기록물법'
제48조는 다음과 같이 규정하고 있다.
다음 행위 중 하나를 범한 자는 현급에서 기소한다. 이상 상황이 심각할 경우 기록관리부문은 시정을 명령하고, 범죄를 구성할 경우 직접 책임자와 직접 책임자를 법에 따라 처벌하며 법에 따라 형사책임을 추궁한다. :
(1) 국유 기록 보관소의 손실,
(2) 승인 없이 국유 파일을 제공, 복사, 복제 및 게시하는 행위,
(3) 국가 소유 파일을 허가 없이 파기, 변경, 구성 또는 파기하는 행위,
(4) 국가 규정에 따라 파일을 국립 문서 보관소로 이전하는 것을 거부하는 행위,
(5) 보존 중인 기록물이 위험에 처해 있음을 알면서도 조치를 취하지 않아 기록물이 손실된 경우, 기록보관소 직원 및 기록보존 업무를 주도하는 담당자가 직무를 소홀히 하여 기록물을 손실한 경우.