기록관리시스템
시스템명 기록관리시스템 관리현황
번호
실행부서 감독부 인증부
제1장 총칙
제1항
기업 기록물 관리를 강화하고 기록물 활용 효율성을 제고하기 위해 본 문서를 특별히 작성하였다.
제2조 관리부
행정관리부는 기업의 문서 및 파일을 관리하는 부서로, 주요 업무는 다음과 같다.
(1) 기록 보관 작업에 대한 규칙 및 규정을 제정하거나 이에 참여합니다.
(2) 기업 내 다른 부서의 문서 및 자료 보관에 대한 지침과 감독을 제공합니다.
(3) 기업 파일의 수집, 분류, 저장, 활용을 잘 수행합니다.
(4) 영구 기록물을 관련 기록 보관 기관으로 이관합니다.
(5) 기록관리 수준과 기술을 향상하고 기록관리의 현대화, 과학화를 점진적으로 실현한다.
제2장 기업 기록 보관소 관리 시스템
제3조 보관 범위
(1) 규제 문서. 상사가 발행하거나 기업이 시행하도록 요구하거나 기업이 발행하는 다양한 표준, 규칙 및 규정을 포함합니다.
(2) 회사의 주주총회, 이사회, 감사위원회가 작성한 문서 및 자료.
(3) 기업의 각종 작업 계획, 요약, 보고서, 지시 요청, 승인, 지시 등.
(4) 기업과 관련 부서 간에 체결된 계약서 및 합의서 등의 문서.
(5) 다큐멘터리 문서. 법인사업자등록증, 토지등록증, 개발적격증, 건축허가증, 기획허가증, 분양허가증, 기업 및 제품별로 취득한 각종 명예패 및 증명서, 적합증명서 및 증명서 등을 포함합니다.
(6) 재무, 회계 및 관리에 관한 문서 및 자료.
(7) 근로임금, 인사, 법무관리에 관한 서류 및 자료.
(8) 기구 및 장비에 관한 문서 및 자료.
(9) 자본 건설, 엔지니어링 설계, 건설, 완성 및 유지 관리에 관한 문서 및 자료.
(10) 과학 연구, 기술 도입 및 이전에 관한 자료.
(11) 오디오 및 비디오 제품 정보. 여기에는 기업 및 산하기관의 사업 활동이나 정치, 문서, 연예 활동뿐만 아니라 연구, 검사 또는 외부 부서에서 제공한 오디오 및 비디오 형식으로 기록된 다양한 자료가 포함됩니다.
(12) 회사의 공식 외부 문서 및 관련 기관의 승인.
관리부서 4조
(1) 기업 기록 보관소 업무는 중앙 집중식 관리와 분산 관리를 결합한 시스템을 구현해야 합니다. 행정과는 주요 기록관의 관리를 담당하며, 타 부서의 기록관리 업무를 감독, 지도한다.
(2) 기업에서는 다양한 문서와 정보 파일을 담당하기 위해 4개의 파일 관리 지점을 구축했습니다. 엔지니어링 기술 부서는 프로젝트 구축 프로세스에 필요한 다양한 문서, 정보 및 시스템의 보관 및 관리를 담당하고, 인사 부서는 기업의 모든 인력 및 시스템의 보관 및 관리를 담당합니다. 모든 재무 문서, 정보 및 시스템의 보관 및 관리와 관리를 담당하는 행정 관리 부서는 기타 문서, 정보 및 시스템의 보관 및 관리를 담당하며 다른 부서에서 전송한 파일의 관리도 담당합니다.
(3) 각 보관소에서 관리하는 문서, 자료 및 시스템은 여러 부서에서 임의로 폐기할 수 없으며, 행정 부서에서 정기적으로 보관하고 처리해야 합니다.
3장: 정기 서류 제출
5조: 모든 부서는 일반적인 서류 제출 시스템을 구축하고 개선해야 합니다. 처리 또는 일괄 처리된 문서 및 자료는 풀타임(파트타임) 사무원이 중앙에서 균일하게 보관합니다.
제6조 각 부서는 해당 부서의 업무 범위와 해당 연도 업무 내용을 바탕으로 서류 및 자료의 일반적인 접수를 위한 '사례 파일 카테고리'를 마련해야 한다. "서류 카테고리"의 용어는 간결하고 명확해야 하며 번호가 매겨져 있어야 합니다.
제7조 공식 문서 처리자는 지도자가 처리 또는 승인한 모든 문서와 자료를 즉시 수집하고 정리하여 부서의 풀타임(비정규) 문서에 제출하여 제출해야 합니다.
제8조 전일제(비정규직) 사무직원은 접수된 서류와 자료를 "사건파일분류"의 규정에 따라 적시에 보관하는 폴더에 넣어야 하며, " 번호를 확인하세요." 문서등록부에 기재되어 있습니다.
제4장 파일 설정
제9조 파일 품질에 대한 일반적인 요구 사항은 다음과 같습니다. 문서 형성의 규칙과 특성을 준수하고 문서 간의 유기적 연결을 유지하며 서로 다른 값을 구별하고 용이합니다. 보관하고 사용합니다.
제10조 보관된 문서 및 자료의 종류 수, 사본 수, 각 문서의 페이지 수가 완전해야 합니다.
제11조 보관된 문서 및 자료 중 각 문서의 원본과 첨부물, 인쇄본과 최종본, 지시요청서와 답변서, 전달된 문서와 원본, 그리고 이와 동일한 것 여러 언어로 작성된 문서가 포함되어야 하며, 문서는 하나의 파일로 통합되어야 합니다. 극비 문서와 전문은 별도의 볼륨으로 보관해야 합니다. 소수의 일반 문서도 극비 문서와 밀접한 관련이 있는 경우 극비 문서와 함께 보관할 수 있습니다.
제12조 서로 다른 연도의 문서는 일반적으로 함께 제출할 수 없습니다. 그러나 여러 해에 걸친 지시 및 답변에 대한 요청은 답변이 없는 경우 답변 문서에 제출해야 합니다. 지침을 요청한 해에 제출합니다. 계획은 회의 첫 해에 제출됩니다. 다년간의 회의 문서는 회의 마지막 해에 제출됩니다. 회의 개시 연도 및 기타 서류는 관련 규정에 따라 제출됩니다.
제13조 본 권에 있는 문서와 자료는 상황에 따라 정리해야 하며, 분리할 수 없는 문서와 자료는 순서대로 함께 정리해야 한다.
제14조 영구, 장기, 단기 사건파일은 규정된 형식에 따라 "문서목록"에 하나씩 작성해야 합니다. 깔끔한 손글씨로 양식을 작성해주세요. 해당 권의 목차는 해당 권의 시작 부분에 배치됩니다.
제15조: 논문에 기재된 서류 및 자료에 대한 설명은 '시험준비서류'에 항목별로 기재하여야 한다. 설명할 상황이 없는 경우에는 파일 작성자와 심사관의 이름과 시간도 함께 기재하여 책임을 표시해야 합니다.
제16조 사건파일의 표지는 규정에 따라 붓이나 펜으로 항목별로 작성해야 하며, 글씨체는 깔끔하고 명확해야 한다.
제5장 기록물 대여 및 활용
제17조 기업 내 기록물 활용 방법
(1) 원본 기록물을 제공합니다.
(2) 파일 사본을 제공하십시오.
(3) 문헌 색인 정보를 제공합니다.
제18조 차용 관리
(1) 파일을 사용해야 하는 사람은 누구나 접근 권한과 파일 기밀 수준에 따라 "문서 검색 양식"을 작성해야 합니다. 레벨은 서명 및 승인된 후에만 액세스할 수 있습니다.
(2) 사건파일은 원칙적으로 기록보관실에서만 열람이 가능하며, 접수된 서류 및 자료는 대출이 가능합니다. 대출을 받으려면 등록 절차를 거쳐야 합니다.
(3) 대출 기간은 ____일을 초과할 수 없으며, 만료 후 다시 대출해야 할 경우 갱신 절차를 거쳐야 합니다.
(4) 파일을 빌린 사람은 파일의 무결성을 보장하기 위해 파일을 잘 관리해야 하며 허가 없이 파일을 변경, 개요, 잘라내기, 추출, 해체 또는 파기해서는 안 됩니다. 빌린 파일을 반납할 때 직접 검사하여 누락되거나 손상된 것이 발견되면 적시에 감독자에게 보고해야 합니다.
(5) 타 부서의 파일을 빌릴 때에는 해당 부서의 소개서를 반드시 지참하여야 하며, 총장의 승인이 있어야만 파일을 빌릴 수 있으며, 보관실 외부로 반출할 수 없습니다. 발췌된 내용은 공개되기 전에 총책임자의 승인과 검토를 거쳐야 합니다.
제6장 기록물 파기관리
제19조: 만료된 기록물은 기록관리인이 등록·등록하고, 관련 책임자의 인증을 거쳐 총책임자에게 보고한다. 그 후 규정에 따라 파기합니다.
제20조: 파기 승인을 받은 아카이브는 반년 동안 별도로 보관할 수 있으며, 보존 가치가 없음이 확인된 경우 우발적인 파기 방지를 위해 다시 파기합니다.
제21조 문서의 파기는 지정된 장소에서 이루어져야 하며, 파기 감독을 전담하는 사람을 지정해야 하며, 문서가 파기된 후 파기 감독자는 파기 등록서에 서명해야 합니다. .
제7장 보충 규정
제22조 본 제도의 해석 및 보완은 행정부서가 담당하며, 총경리의 승인을 거쳐 시행한다.